Home Office - so könnte man es realisieren

Home Office - so könnte man es realisieren

Der erste Arbeitstag in diesem Jahr ist angebrochen und der Abschied von der Familie (die einige Minuten nach mir aus dem Haus muss) ist mir schon recht schwer gefallen. Ich bin immer noch der Meinung, dass das Arbeiten von zu Hause (aka. Home Office) die Zukunft der Arbeitswelt sein wird und sein sollte. In der Firma, in der ich jetzt arbeite, wird das Konzept sehr gut vorgelebt. Darum möchte ich aufzeigen, wie das bei uns umgesetzt wird und evtl. ein paar Anstöße für andere Firmen geben.

Warum ist Home Office so wichtig?

In Deutschland wird der Fachkräftemangel immer schlimmer. In einigen Bereichen kommt auf drei offene Stellen nur ein qualifizierter Bewerber. Home Office wird nun nichts daran ändern, dass wir nicht genug Fachkräfte auf den Markt bringen, es ist aber sicherlich ein Entscheidungsgrund für Bewerber. Insbesondere Firmen mit wenig attraktiven Standorten (wie meine Firma) können mit dem Wegfall der Anwesenheitspflicht vieles wieder gut machen.

Und wenn der Arbeitgeber noch Wert auf eine gute Work-Life-Balance der Angestellten legt, ist das Arbeiten von zu Hause durchaus wichtig. Viele Firmen, besondern junge, haben dies bereits erkannt.

Wie kann Home Office umgesetzt werden?

Home Office war in meiner Firma schon eine ganze Weile möglich. Noch bevor ich dort angefangen habe (das ist jetzt auch schon 2,5 Jahre her), wurde darauf umgestellt. Doch seit dem Umzug vor einem halben Jahr in ein neues Büro (nur eine Etage höher – die wenig attraktive Location blieb) wurde das bürolose Arbeiten noch stärker ausgebaut. Mittlerweile haben wir nur noch zwei Anwesenheitstage an denen Meetings und interne Vorträge stattfinden. Das ist montags und freitags, an allen anderen Tagen ist es uns freigestellt ob wir ins Büro kommen oder zu Hause bleiben und von dort arbeiten. Wichtig ist, das die Arbeit getan wird. Wo, ist dabei nebensächlich.

Letztens habe ich in einem Podcast von einem Entwickler gehört, der für mehrere Monate in der Welt umher gereist ist und dabei seiner Arbeit weiter nachgehen konnte… soweit dies die Infrastruktur zuließ. Das ist doch der Traum jedes Entwicklers?!

Technische Umsetzung fürs Home Office

Ganz ohne Umrüstung wird man allerdings nicht von einem klassischen Büro in ein Home Office „umziehen“ können. In meiner Firma ist das ganze sehr radikal gemacht. Wir haben keine (!) lokale IT mehr. Okay, nicht ganz… wir haben einen Mac Mini, der dauerhaft läuft, das aber nur weil wir den noch nicht cloudifiziert haben, da dort einige sensible Daten drauf liegen.

Was sind denn die klassischen Dinge, die eine Firma in einem Büro benötigt? Telefonanlagen, Drucker, Rechnungswesen, Besprechungsräume, Aktenschränke, und ein paar Dinge, auf die ich nur gerade nicht komme. Das alles muss aber nicht mehr unbedingt physisch vorhanden sein. Wie? Hier ein paar Beispiele… das Stichwort hierbei ist die Cloud. Und jetzt höre ich schon wieder alle über die Datensicherheit jammern. Eigentlich will ich dieses Fass gar nicht aufmachen, werde es aber leider müssen – aber vielleicht habt ihr ja Erbarmen mit mir?

Der Laptop ist ein Muss.
Ich weiß ehrlich gesagt gar nicht, warum es noch immer Firmen gibt, die diese klobigen PCs anschleppt. Riesen Gehäuse CD-Laufwerk (wohl noch Diskette) und ein Lüfter, der nur die Füße wärmt. Der Laptop ist der Freund des mobilen Büros. Und wer sich Sorgen um die Datensicherheit macht, dem sei Festplattenverschlüsslung ans Herz gelegt.

Weg mit der Telefonanlage.
Wer telefoniert denn heute noch? Ich nur noch sehr selten, so selten, dass die Telefon-App auf meinem Smartphone immer erst sehr lange gesucht werden muss. Da es im Businessbereich aber nicht ohne geht, gibt es dafür ein paar gute Lösungen, um das ganze nicht lokal im Keller stehen zu haben. Beispielsweise gibt es da den Anbieter Sipgate. Mit dem Produkt Sipgate Team wird die Telefonanlage in die Cloud gebracht (so genanntes VoIP). Mit den passenden Telefonen ist das Telefonieren dann auch gar nicht anders als es bis jetzt gewohnt war. Der Vorteil am VoIP ist aber, dass man eine riesige Auswahl an Apps (sogenannte soft phones) hat, die man einrichten kann. Dann ist man überall erreichbar und kann auch von überall anrufen als sei man an seinem Schreibtisch im Büro… weltweit. Leider flackert der Dienst ab und an mal etwas… das bedeutet, es gibt hier und da mal einen Aussetzer doch meistens nie lange.

Papierloses Büro.
Auch wenn ich jetzt direkt in das nächste Wespennetz steche… ich bin ein riesiger Fan der Google Apps (aka Google Mail für Unternehmen). Sehr gute Bedienung, super Leistung und man hat alles an einem Ort (und spätestens jetzt kommt die Kritik). Aber es soll nicht darum gehen, es geht eher darum, dass man sich davon verabschieden soll, immer alles auf Papier in irgendwelchen Aktenschränken verrotten zu lassen. Die Digitalisierung von Dokumenten ist heutzutage kein Hexenwerk mehr. Zugegeben, ich kenne mich nicht so gut mit den rechtlichen Belangen aus, aber es gibt sicher diverse Lösungen, die eine rechtssichere, digitale Archivierung ermöglichen. Post (die es leider immer noch geben muss) wird bei der Ankunft digitalisiert und dem Empfänger digital weitergeleitet. Was mit dem Papier passiert, muss dann entschieden werden. Und die ausgehende Post (wenn es denn noch nötig ist) kann direkt über einen zentralen Dienst versandt oder zumindest dank Onlinefrankierung von überall aus abgesendet werden.

Rechnungswesen macht doch eh keiner mehr analog.
Sind wir doch mal ehrlich… wer macht denn noch analoge Rechnungslegung/Buchhaltung? Spätestens seit dem alle ihre Steuern digital einreichen müssen, ist das doch Geschichte. Gut, es gibt noch einige, die mit lokal installierten Programmen arbeiten, aber das doch auch nur, wenn man alleine die Buchhaltung macht. Wenn man im Team arbeitet, ist das doch auch alle irgendwie cloudifiziert?! Und (auch wenn es eigentlich keiner will) um SAP kommt doch auch kaum noch einer drum rum?

Und dann ist da immer dieser Wunsch eines persönlichen Treffens.
Es gibt ja so Leute, die immer direkt mit Kleinigkeiten zu einem gerannt kommen. Ich persönlich finde das super nervig. In einer meiner ehemaligen Anstellungen gab es da auch so Leute, die wegen Kleinigkeiten angerannt kamen – und das mehrfach. Das geht so natürlich nicht beim dezentralen Arbeiten… was aber auch gut sein kann. Jede Unterbrechung kann den Arbeitsfluss stören. Und gerade in der IT-Entwicklung kann das blöd sein. Dennoch ist die Kommunikation das wichtigste in einem Unternehmen und das soll natürlich auch weitergehen, wenn man nicht mehr im gleichen Büro sitzt. Tools gibt es dafür zahlreiche. Und je nach Anwendungsfall gibt es bessere und weniger gute.

Für die schnelle Kommunikation:
Neben E-Mail (das ab und an schon zu viel ist) sollte der Chat ein zentrales Kommunikationsmedium sein. Anbieter wie Skype sind da natürlich ganz vorne mit dabei. Nachteil an Skype ist meiner Meinung nach, dass der Datenaustausch nur relativ synchron läuft. Beide Gesprächspartner müssen online sein, oder man muss warten bis einer aus dem Gruppenchat wieder online kommt, um die Historie wieder zu verteilen. Besser finde ich da den Dienst Slack und Co.

Face2Face:
Will man mal doch mehr klären, geht nichts über ein „persönliches“ Gespräch. Wenn es sein muss, kann man natürlich telefonieren… aber das ist so 1876. Für das schnelle 1:1 Gespräch kann auch wieder HipChat genommen werden (s.o.). Ohne das gibt es da noch Skype und Google Meet. Beide kommen mit extrem guter Qualität und sind auch gruppentauglich. Die drei hier aufgezeigten Tools bieten auch die Möglichkeit den eigenen Desktop freizugeben und ihn mit anderen zu teilen… zum Zeigen.

Das Big Meeting:
In unserem Haus gibt es einmal in der Woche eine Art Vortragsreihe. Mitarbeiter stellen ihre Arbeiten vor. Oder es werden Interna besprochen. Diese Dinge werden seit einiger Zeit auch als Meet on Air aufgezeichnet. So können Mitarbeiter, die nicht Vorort dabei sein können, dies per Stream oder später als Aufzeichnung anschauen.

Und wenn man sich dann doch mal treffen muss, dann macht man das einfach. Aber das muss man ja auch nicht immer unbedingt im Büro machen… Stichwort Coworking Space.

Und für die Projektarbeit?
Die Anzahl der Tools für die Projektarbeit ist endlos. Seien es Trello für die agile Projektentwicklung, JIRA für das Ticketmanagement oder oder oder. Und für die Versionsverwaltung empfehle ich GitHub. Ich glaube, damit habe ich die wichtigsten Dinge.

Persönliche Einstellung zum Home Office.

Okay, ohne die passende persönliche Einstellung geht das natürlich alles nicht. Ist man nur zu Hause, um rumzugammeln, wird das der Firma nichts bringen. Dann würde ich das als Chef auch nicht weiter betreiben wollen. Allerdings ist dann die Frage, ob ich mich nicht lieber von dem Mitarbeiter trenne als vom Home Office. Aber auch wenn man nicht mit dem Hintergedanken an die Sache geht, ist die Gefahr der Ablenkung groß. Konzentration, Willensstärke und ein ablenkungsfreies Home Office sind Pflicht.

Die Grenzen von Home Office.

Gut, wenn ich ehrlich bin, ist reines Home Office alles andere als empfehlenswert. Sowohl persönlich als auch aus Firmensicht.

Persönlich fehlt mir dann schon ab und an der Kontakt zu meinen Kollegen. Hier und da mal ein Gespräch über nicht Berufliches ist etwas, dass auch nicht vernachlässigt werden darf. Man fühlt sich auch sehr schnell isoliert… besonders abteilungsübergreifend. Wenn man da nicht mit regelmäßigen Status-Updates entgegenwirkt.

Wie ich ein paar mal erwähnt habe, ist die Sache mit der Cloud etwas, das gut durchdacht sein muss. Rechtlich ist das nicht immer einfach und der Datenschutz ist auch immer gerne vorne mit dabei wenn es um die Cloud geht. Eine ausreichend große Internetleitung, die stabil läuft, ist auch ein Muss. Stichwort Netzausbau. Auch macht man sich etwas abhängig von Drittanbietern. Da sollte man sich Gedanken drüber machen. Was wenn die Internetleitung ausfällt oder beim Anbieter XY das Rechenzentrum unter Wasser steht? Kann man sich diese Ausfälle leisten?

Natürlich ist klar, dass Home Office nicht für jede Branche möglich ist. Aber für viele.

Und das ganze passiert nicht über Nacht und wird sicher auch nicht sehr günstig. Doch wenn man das nicht übers Knie bricht und sich ein paar Gedanken macht, wird es sich lohnen. Besonders für die Arbeitnehmer – und dadurch auch für die Arbeitgeber.

Dieser Artikel ist vom 05. Januar 2015. Er wurde aus einem früheren Blog übernimmen, und ist ggf. an einigen Stellen nicht mehr aktuell.